Onderwijsorganisaties worden overspoeld met inkoopcollectieven van verschillende inkoopsegmenten: energie, arbodiensten, supplies, papier, hrm diensten, facilitaire diensten, en ICT.

Deze inkoopcollectieven worden aangeboden door koepelorganisaties, adviesbureaus, leveranciers en brokers. Inmiddels is een oerwoud ontstaan van vermeende lucratieve inkoopvoordelen waarbij het onduidelijk is wie het meeste voordeel geniet; de deelnemende scholengroep of de tussenpersoon?

Eén van de drukstbezochte plekken van Rotterdam is de Bibliotheek: hét kenniscentrum en culturele podium van Rotterdam. Bibliotheek Rotterdam is een zelfstandige stichting en bestaat uit de Centrale Bibliotheek, 15 verschillende vestigingen en een bibliobus. Stichting de Bibliotheek Rotterdam (SBR) is met  2.2 miljoen bezoekers, 800.000 materialen, 2.3 miljoen uitleningen, honderden culturele activiteiten en 100.000 leden de drukstbezochte culturele instelling van Rotterdam.Wij spraken de heer Jaap Naber (Business Controller), de heer Wolter Brakshoofden (ICT-projectleider) en Marjolein Schellekens (adviseur inkoop) over inkoopprofessionalisering bij SBR.

Op 19 mei 2016 is het SchoolNet Eindhoven contract getekend tussen Jan Herps van aQuestora en Hilbert de Vries, Bestuurder SSOE. Het resultaat van een innovatieve Europese aanbesteding Ethernet- en breedbanddiensten. De scholen in regio Eindhoven profiteren van een zeer flexibel ingericht netwerk, een hogere snelheid tegen aanzienlijk lagere kosten. Wat bepaalde het succes van dit traject?

Inkoopprofessionalisering is binnen de Aloysius Stichting al enkele jaren onder de aandacht.Sindsdien worden op meerdere posten de kosten gedecimeerd.

De ASKO (Amsterdamse Stichting voor Katholiek, Protestants-Christelijk en Interconfessioneel Onderwijs) is de grootste organisatie voor primair katholiek/oecumenisch onderwijs in Amsterdam en omstreken. Dagelijks zetten circa 900 professionals zich in voor zo'n​ 9.200 leerlingen op 32 basisscholen. Het bestuursbureau van de ASKO heeft twee hoofdtaken. Het treedt namens de ASKO op als werkgever en geeft leiding aan de scholen van de ASKO. Daarnaast verricht het bestuursbureau ondersteunende en faciliterende diensten voor de aangesloten scholen. Het bestuursbureau heeft een stafafdeling voor personeelszaken, financiën en materiële zaken. De ASKO heeft geen centrale inkoopafdeling. De inkoopfunctie is belegd bij meerdere personen.

Recent heeft de ASKO een aanbesteding arbodienstverlening afgerond. Op dit moment worden er twee aanbestedingen uitgevoerd: ICT hardware/dienstverlening en multifunctionals. Marianne van Schijndel (personeelsadviseur) en Alex Kossenberg (bovenschools ICT coördinator) vertellen over hun ervaringen met aanbesteden.

De Gelderse Onderwijsgroep Quadraam, het bestuur van 13 scholen voor voortgezet onderwijs in 20 gebouwen in Arnhem en omgeving, heeft spectaculaire besparingen geboekt sinds de inkoopactiviteiten van al deze scholen zijn gebundeld. Het gaat om een miljoenenvoordeel.

Stichting Fluvius, onderwijsorganisatie voor primair onderwijs in Arnhem en omgeving, gaat begin 2012 vanwege een aflopend contract met het toenmalige administratiekantoor op zoek naar een partner om de nieuwe aanbestedingsprocedure te begeleiden. Flinke tekorten op de jaarrekening vereisten daarbij een kritische blik: wat levert het huidige administratiekantoor ons, kunnen we daar stuurgegevens uit halen, en hebben we de boekhouding eigenlijk wel goed ingericht? 

Sander Beek leidde voor het ministerie van OCW het project Inkoopprofessionalisering Onderwijsinstellingen. Hij zegt: 'Laat niet alleen de laagste prijs de doorslag geven bij het gunnen van een opdracht, maar kijk ook naar de voorwaarden.' En: 'Veel winst is al te behalen met een efficiencyslag binnen de eigen organisatie.’

Ook het primair onderwijs met relatief veel kleine schoolbesturen kan veel geld besparen op de inkopen. Daar is Gertjan van Midden van de PO-Raad van overtuigd. ‘Zoek de samenwerking en ga aanbesteden’, is zijn tip aan het basisonderwijs. Een gezamenlijk inkooptraject, via een aanbestedingsprocedure, levert algauw hoge kortingen op.

Piet van Wijgerden is directeur bedrijfsvoering bij het Rijswijks Lyceum & Van Vredenburch College, onderdeel van Stichting VO Haaglanden (SVOH). Van Wijgerden is verantwoordelijk voor o.a huisvesting, het formatieplan, de meerjarenbegroting en het onderwijsondersteunend personeel. Hij werkt sinds 1976 bij het Rijswijks Lyceum, is bezig aan zijn 38e jaar en zal medio 2014 met vervroegd pensioen de school verlaten.

Siebrand Konst is algemeen directeur bij Stichting Flore, een stichting die basisonderwijs in Heerhugowaard en omgeving verzorgt voor 7.600 leerlingen. Dit doen zij met ruim 700 medewerkers verdeeld over 30 scholen en een servicekantoor. De algemene directie bestaat uit twee personen; de heer Konst is verantwoordelijk voor Onderwijs en Personeel, collega René Zaal heeft Financiën en Bedrijfsvoering in portefeuille. Samen met Pro Mereor, inkoopkenniscentrum, is een Europese aanbesteding Arbodiensten uitgevoerd.

De Stichting Conexus bestuurt 29 basisscholen in Nijmegen en Heumen. Toine Janssen is lid van het college van bestuur. ‘Door onze omvang boeken wij inmiddels op veel terreinen structureel voordeel op de inkopen’, zegt hij. ‘Maar ook gaat de kwaliteit van diensten vooruit omdat in grote contracten afspraken worden gemaakt over de te leveren prestaties.’