Aanbesteden wordt veelal gezien als een wettelijke verplichting, die een hoop rompslomp met zich meebrengt. Ik spreek hierover met Hans Buurman, Deputy director van het Kunstmuseum in Den Haag.
Dit jaar hebben we voor het Kunstmuseum de Europese aanbesteding voor de beveiligingsdiensten uitgevoerd. We blikken hier samen op terug en bespreken hoe de heer Buurman in algemene zin denkt over het aanbesteden.
Het is prettig om te vernemen dat hij zich vooral ‘ontzorgd’ voelt. Arjan Groen, inkoopadviseur van Pro Mereor, heeft het procedurele en juridische stuk van de aanbesteding voor zijn rekening genomen. Het feit, dat je om de zoveel jaar moet kijken naar de opdrachten die je verstrekt aan verschillende leveranciers en dat je deze onder de loep moet nemen vindt de heer Buurman een goede zaak. “Het houdt je scherp om opnieuw te kijken naar het dienstenpakket dat je afneemt en de daarbij behorende contractafspraken.”
Voor de beveiligingsdiensten heeft hij het proces grotendeel overgelaten aan zijn hoofdbeveiliging in combinatie met Arjan. Samen hebben zij zich gebogen over de uitvraag. Ondanks de interesse van meerdere aanbieders bleef uiteindelijk één partij over die ook daadwerkelijk inschreef. “Dat voelt raar, want je zou natuurlijk graag wat te kiezen hebben. Echter terugkijkend zorgt het er uiteindelijk voor dat de partijen die aanvoelen dat ze niet kunnen voldoen aan de eisen/wensen niet inschrijven. Dus hebben we wat we willen.”
“Minder leuk is het, als je niet kunt kiezen”, zegt de heer Buurman. “Zo hebben we onlangs via een aanbesteding gezocht naar een nieuwe accountant. Helaas was er geen interesse. Als reden geven de accountskantoren die benaderd zijn, het werk niet aan te kunnen. Als gevolg van de verplichting van de Autoriteit Financiële Markten is de hoeveelheid werk voor accountants enorm toegenomen. Zij zijn daardoor selectief met het aangaan van nieuwe opdrachten.
De heer Buurman bekijkt per aspect wat nodig is. “Je moet als museum zorgen dat je voldoet aan de wettelijke verplichtingen en je moet daarbij zorgen dat je hierbij de ondersteuning inhuurt die nodig is. Ik wil me kunnen concentreren op mijn hoofdtaken.”
Als Pro Mereor zijn wij tevreden als we de klant hebben kunnen ontzorgen. Het blijft een specialistisch vakgebied, waarbij wij onze kennis graag inzetten. Onze klanten weten zelf heel goed wat ze nodig hebben, maar wij kunnen hen daarbij wel begeleiden, zodat de eisen en voorwaarden correct worden geformuleerd en juridisch de juiste procedure wordt gevolgd.