“Je ontkomt er niet aan, dat je een voorkeur hebt als het gaat om de aanschaf van zoiets belangrijks als een studentinformatiesysteem. Door ervaringen uit het verleden en meningen van collega’s en relaties heb je al een idee. Dan helpt het als je uitgedaagd wordt om meerdere opties een kans te geven,” zegt Jolanda van Bommel - diensthoofd Studentzaken bij HAS Hogeschool.
Op dit moment is de implementatie van het nieuwe studenteninformatiesysteem ‘Osiris’ bij de Hogeschool in Den Bosch in volle gang. Omdat het huidige studenteninformatiesysteem niet meer voldeed aan de wensen van de organisatie, stappen zij over op een nieuwe. Gezien de hoogte van de investering waren zij verplicht dit middels een Europese aanbesteding in de markt te zetten.
Samen met Jolanda kijk ik terug op het inkoopproces.
Ondanks dat Jolanda voor aanvang van de aanbesteding reeds goede ervaringen had met het studenteninformatiesysteem dat als beste uit de bus is gekomen, kijkt zij terug op een waardevol proces. Door deze Europese aanbesteding heeft het projectteam meerdere inschrijvingen van verschillende aanbieders kunnen vergelijken op basis van objectieve en transparante criteria. Met het opstellen van de uitnodiging tot inschrijving is nagedacht over wat wij als organisatie belangrijk vinden. Dit is vertaald in programmafunctionaliteiten, minimumeisen en gunningscriteria en zijn de inschrijvingen beoordeeld op basis van het gunningscriterium beste prijs-kwaliteitverhouding. We zijn bevestigd in onze voorkeur en weten nu zeker dat we ons niet blind gestaard hebben.
“Met goede ondersteuning op juridisch gebied en adviezen in slimme keuzes qua uitvraag en beoordeling is aanbesteden van toegevoegde waarde om te komen tot de juiste oplossing”
“De gehele procedure als het gaat om het voldoen aan de juridische verplichtingen is uitgevoerd door Arno Harbers. Hij was zeer betrokken en bereid om waar nodig ons aan de hand te nemen en schetste verschillende voorbeelden en scenario's. We kregen meer dan we van tevoren gevraagd hadden. Arno adviseerde zodat de beste inschrijver zonder verrassingen in staat zou zijn om het studenteninformatiesysteem naar onze wensen in te richten en de ‘oude’ gegevens overgezet kan worden.
Het nieuwe studenteninformatie systeem is gebruiksvriendelijk, waarbij wij als school optimaal een student kunnen volgen. Niet alleen op basis van cijfers en aanwezigheid, maar ook belangrijke randvoorwaarden kunnen we vastleggen Zo kunnen we studenten actief monitoren en realiseren wij onze visie, waarin we iedere student als uniek beschouwen, met een eigen ontwikkeling gericht op een actieve loopbaan en een actief leven in de maatschappij.