Inkopen en aanbesteden

Begrippen die nauw met elkaar verweven zijn;

Inkopen

  • De activiteiten die in een organisatie worden uitgevoerd om werken, leveringen of diensten van extern te betrekken.
  • Zorgen dat de juiste leveringen en/of diensten van de juiste kwaliteit op de juiste tijd en plaats in de juiste hoeveelheden en tegen de juiste prijs beschikbaar zijn voor de organisatie.
  • alles waar een externe factuur tegenover staat.

Aanbesteden

Een specifieke methode om in te kopen, namelijk op een afgewogen wijze komen tot een overeenkomst met een leverancier die het meest geschikte product (dienst/werk) tegen de meest gunstige prijs biedt. De prijs/kwaliteit verhouding is hierbij een belangrijke factor.

Nieuwe regelgeving

(semi)overheidsorganisaties moeten voor dat zij opdrachten voor werken, diensten of leveringen aan een ondernemer kunnen vergeven nagaan of er een Europese aanbestedingsprocedure gevolgd moet worden.
De regels voor aanbesteden staan al sinds 1973 in Europese Aanbestedingsrichtlijnen en sinds 1 april 2013 ook in de nationale Aanbestedingswet.

Door de regelgeving en jurisprudentie wordt (Europees) aanbesteden gezien als nodeloos ingewikkeld, zowel procedureel als procesmatig. Echter als een (Europese) aanbesteding goed wordt uitgezet, kan het veel opleveren voor uw organisatie; financieel, kwantitatief, maar zeker ook kwalitatief.

Aanbesteden is maatwerk. Geen enkel project is gelijk aan een ander project. Dat geldt ook voor opdrachtgevers. Dat heeft effect op aanbestedingsprocedures en de daarbij gemaakte keuzes. Het aanbesteden van opdrachten vraagt bijna altijd om een multidisciplinaire aanpak waarbij kennis van het werk, dienst, product en de markt onontbeerlijk is om de juiste, proportionele criteria te kunnen formuleren.  Maar naast deze kennis  is gedegen juridische kennis noodzakelijk voor een succesvolle aanbestedingsprocedure.

Hoe wij voor u Europees aanbesteden?

  • Allereerst onderzoekt Pro Mereor op welke wijze de aanbestedingsprocedure op grond van de huidige aanbestedingsrechtelijke wet- en regelgeving in de markt kan worden gezet.
  • Daarna stelt het projectteam van Pro Mereor in samenspraak met het inkoopteam van uw organisatie de Uitnodiging tot Inschrijving op. Na publicatie hiervan is de aanbestedingsprocedure gestart.
  • In overleg met uw organisatie beantwoorden we binnengekomen vragen, die worden verzameld in een Nota van Inlichtingen.
  • De ontvangen inschrijvingen worden op rechtmatigheid beoordeeld en het inkoopteam ontvangt hulpmiddelen voor het beoordelen van gunningscriteria, waarna gezamenlijk consensus wordt bereikt  om tot gunning over te gaan. Voor definitieve gunning is er een verplicht ‘standstill-periode’ gedurende wij de winnaar checken op de echtheid van de ingediende informatie.
  • Samen met het inkoopteam wordt de samenwerking tussen de winnaar en uw organisatie in een overeenkomst vastgelegd.

Praktisch en onderbouwd

Wij maken gebruik van Tenderned, hiermee kunnen (Europese) aanbestedingen efficiënter worden uitgevoerd. Wij verzorgen de projectadministratie, zodat u een projectdossier heeft ter verantwoording.

Wij staan naast u. Een succesvol resultaat is voor ons net zo van belang als voor u. Wij werken samen in SharePoint, zodat de documentatie in gezamenlijk eigendom tot stand komen. Indien nodig bieden we trainingen en interim-management om uw aanbesteding tot een succes te maken.

Klinkende referenties

Bent u benieuwd naar ervaringen en meningen over (Europees) aanbesteden uit de praktijk? Lees dan de interviews met onze opdrachtgevers.

“Wij zijn ontzettend tevreden met de ondersteuning die Pro Mereor ons geboden heeft. Het proces werd op een zeer professionele wijze begeleid en wij hebben een prachtresultaat binnen een kort tijdsbestek neergezet”. De Asko

Contact

Wilt u een succesvolle aanbesteding? Neem dan contact met ons op.