Inkopen

Alles waar een externe factuur is onderdeel van een inkoopproces; inkopen zijn bedrijfsactiviteiten die in een organisatie worden uitgevoerd om werken, leveringen of diensten van extern te betrekken. Inkopen zorgen dat de juiste leveringen en/of diensten van de juiste kwaliteit op de juiste tijd en plaats in de juiste hoeveelheden en tegen de juiste prijs beschikbaar zijn voor de organisatie.

Europees aanbesteden

Overheidsinkopen (lees hiervoor ook aanbesteden) worden uitgevoerd door zogenaamde aanbestedende diensten waarbij de Aanbestedingswet van toepassings is. Hierbij wordt rekening gehouden met de volgende beginselen:

  • non-discriminatie (naar nationaliteit)
  • gelijke behandeling (objectiviteit)
  • transparantie
  • proportionaliteit

Deze Aanbestedingswet bevat daarnaast een aantal voorschriften (deel 1) voor inkopen onder de drempelbedragen. Zo dient u in het geval van werken verplicht het Aanbestedingsreglement Werken 2016 (ARW 2016) toe te passen en bij elke inkoop de Gids Proportionaliteit. Voor zover de Aanbestedingswet 2012 niets regelt moeten procedures onder de drempel in ieder geval voldoen aan de voornoemde beginselen en de voor de overheid geldende beginselen van behoorlijk bestuur.

Aanbestedingswet

Overheidsorganisaties moeten voor dat zij opdrachten voor werken, diensten of leveringen aan een ondernemer kunnen vergeven nagaan of er een Europese aanbestedingsprocedure gevolgd moet worden. Een (Europese) aanbesteding kan veel opleveren voor uw organisatie; financieel, kwantitatief, maar zeker ook kwalitatief. 
Aanbesteden is maatwerk. Geen enkel project is gelijk aan een ander project. Dat geldt ook voor opdrachtgevers. Dat heeft effect op aanbestedingsprocedures en de daarbij gemaakte keuzes. Het aanbesteden van opdrachten vraagt bijna altijd om een multidisciplinaire aanpak waarbij kennis van het werk, dienst, product en de markt onontbeerlijk is om de juiste, eisen en gunningscriteria te kunnen formuleren.  Maar naast deze kennis  is gedegen juridische kennis noodzakelijk voor een succesvolle aanbestedingsprocedure.

Hoe wij voor u Europees aanbesteden?

  • Tijdens de kick off van het project worden onderwerpen besproken zoals: beschikbare resources (tijd, capaciteit, kennis, informatie) , de verschillende soorten risico's van de aanbesteding en passende mitigerende maatregelen, AVG kwesties en uw eigen inkoopbeleid. Ook wordt de toepasselijke aanbestedingsrechtelijke wet- en regelgeving besproken.
  • Vervolgens wordt de aanbestedingsstrategie opgesteld met zaken zoals:  procedurekeuze, termijnen, percelen regeling, soort overeenkomst, belangrijkste uitsluitingsgronden, selectie eisen en gunningscriteria. Ook wordt aandacht besteed aan de actuele leveranciersmarkt.
  • Hierna wordt de Uitnodiging tot Inschrijving opgesteld en wordt deze gepubliceerd op Tenderned.
  • In overleg beantwoorden we de gestelde vragen, die worden gepubliceerd in een Nota van Inlichtingen.
  • De ontvangen inschrijvingen worden op rechtmatigheid beoordeeld en het inkoopteam ontvangt hulpmiddelen voor het beoordelen van gunningscriteria, waarna gezamenlijk consensus wordt bereikt  om tot gunning over te gaan. Voor definitieve gunning is er een verplichte ‘standstill-periode’ waarin de verificatie (check van de aanbieding van de winnaar).
  • Samen met het inkoopteam wordt de samenwerking tussen de winnaar en uw organisatie in een overeenkomst vastgelegd.
  • Na de aanbesteding wordt u het projectdossier opgesteld en een evaluatie aangeboden.

Praktisch en onderbouwd

Wij maken gebruik van Tenderned, hiermee kunnen (Europese) aanbestedingen efficiënter worden uitgevoerd. Wij verzorgen de projectadministratie, zodat u een compleet projectdossier heeft ter verantwoording. Wij maken hierbij gebruik van MS SharePoint; een handige tool met veel functionaliteit zodat we effectief en efficiënt samenwerken.

Klinkende referenties

Bent u benieuwd naar ervaringen en meningen over (Europees) aanbesteden uit de praktijk? Lees dan de interviews met onze opdrachtgevers.

“Wij zijn ontzettend tevreden met de ondersteuning die Pro Mereor ons geboden heeft. Het proces werd op een zeer professionele wijze begeleid en wij hebben een prachtresultaat binnen een kort tijdsbestek neergezet”. Stichting Asko, Amsterdam

Contact

Wilt u een succesvolle aanbesteding? Neem dan contact met ons op.