Het is niet allemaal goud wat er blinkt
Onderwijsorganisaties worden overspoeld met inkoopcollectieven van verschillende inkoopsegmenten: energie, arbodiensten, supplies, papier, hrm diensten, facilitaire diensten, en ICT.
Deze inkoopcollectieven worden aangeboden door koepelorganisaties, adviesbureaus, leveranciers en brokers. Inmiddels is een oerwoud ontstaan van vermeende lucratieve inkoopvoordelen waarbij het onduidelijk is wie het meeste voordeel geniet; de deelnemende scholengroep of de tussenpersoon?
Massa is kassa
Scholengroepen zijn financieel beter uit bij deelname aan een inkoopcollectief door gebruik te maken van het gezamenlijke inkoopvolume; massa is kassa. Maar controleer goed hoe het verdienmodel van het collectief eruit ziet en welke resultaten er in het verleden zijn behaald.
Resultaten uit het verleden…?
Zoals een ieder weet bieden behaalde resultaten uit het verleden geen garantie voor de toekomst. Echter, wanneer de eerder behaalde resultaten inzichtelijk zijn gemaakt door de adviserende partij, of de leverancier, dan kunt u wel opmaken of des betreffende partij kundig is en in staat is om uw organisatie echt voordeel te brengen.
Vooraf uw besparing berekenen
Hoe weet u nu zeker of uw organisatie er goed aan doet om in te stappen in een collectief? Deze keuze wordt een stuk inzichtelijker gemaakt wanneer de adviseur of leverancier van het collectief een tool ter beschikking stelt waarin u indicatief uw huidige uitgaven kunt vergelijken met uw toekomstige via het collectief.
Rechtmatig aanbesteden in combinatie met een inkoopcollectief
De gezamenlijke inkoop moet doorgaans rechtmatig worden aanbesteed in verband met de van toepassing zijnde regelgeving (drempels aanbestedingswet). Door de samenwerking kunnen scholen aanzienlijk besparen op aanbestedingskosten. Inkoopcollectieven die niet worden aanbesteed zijn onrechtmatig van aard en kunnen leiden tot negatieve oordeelsvorming van uw accountant bij de jaarcontrole, conform het onderwijsprotocol.
Geen extra voorwaarden bij deelname
Bij sommige inkoopcollectieven moeten deelnemers extra voorwaarden accepteren of hoge lidmaatschappen betalen aan koepelorganisaties, voordat toetreding mogelijk is. Ook gebeurt het dat er nevendiensten afgenomen moeten worden. Deze kosten kunnen oplopen tot duizenden euro's. Volslagen onzinnig en misleidend; deze inkoopcollectieven kunt u beter mijden.
Wie verdient aan het contract?
Scholen doen er verstandig aan om uit te zoeken wie er geld verdient aan het collectieve inkoopcontract. Vraag naar de voorwaarden en het verdienmodel van de adviseur of leverancier. Zijn de gerealiseerde winsten bedoeld voor de scholen of verdwijnen deze in de zakken van de tussenpersonen?
De winst lekt weg
Bij een professioneel inkoopcollectief worden gedurende de contractperiode de resultaten getoetst op marktconformiteit zodat behaalde resultaten niet weglekken of schimmige prijsverhogingen zonder tegenspraak worden opgelegd.
Onafhankelijkheid project
Collectieven met vaste leveranciers betekenen uitsluiting van concurrentiestelling en zullen automatisch leiden tot prijsverhoging. Ze zijn dus op voorhand al waardeloos en druisen in tegen de vigerende rechtsregels. Bovendien ligt nepotisme op de loer.
Transparantie
Inkoopcollectieven dienen transparant te zijn in het verdienmodel en geven deelnemers inzage in de procedure, werkwijze en resultaten.
Conclusie
Inkoopcollectieven zijn zeer gunstig voor scholen en leveren de deelnemers veel voordeel op onder de voorwaarde dat er rekening wordt gehouden met de belangen van het onderwijs en scherp wordt getoetst op doelmatigheid, leveranciersmarkt en rechtsregels.
Inkoopkenniscentrum Pro Mereor ondersteunt al 20 jaar onderwijs, zorg en overheid op het gebied van inkoop en aanbesteden. Meer weten over de inkoopcollectieven van Pro Mereor? Neem telefonisch contact op via nummer 026 370 14 76 en vraag naar Guido van Rijnsbergen.
Jos Plattel, Directeur, Pro Mereor