Contractmanagement

Heeft u zicht op uw verplichtingenadministratie? Ontvangt u van uw leveranciers wat is afgesproken? En voldoen de inkoopcontracten aan de wensen van de gebruikers?

Uw organisatie koopt in bij vele leveranciers, en de contracten worden vaak bewaard op verschillende locaties. Hierdoor ontstaat een gebrek aan overzicht en managementinformatie. Denk o.a. aan huurcontracten, goederencontracten en dienstencontracten. Deze ongewenste situatie, die vaak aan het licht komt bij een inkoopanalyse, kan leiden tot o.a. het betalen van facturen voor niet geleverde producten en diensten, het stilzwijgend verlengen van contracten die niet worden uitgenut en het ongeoorloofd plaatsen van bestellingen bij niet-geautoriseerde leveranciers. Contractmanagement stopt verspilling en realiseert jaarlijkse kostenbesparingen van 1 - 3%.

Recht- en doelmatigheid

Contracten dienen ‘gemanaged’ te worden; door contractmanagement als bedrijfsproces structureel in te voeren in de organisatie kan geld worden bespaard (doelmatig inkopen) en kunnen risico’s aanzienlijk worden beperkt (rechtmatig inkopen).

Vinger aan de pols

Hoge inkoopbesparingen worden vaak aan het begin van het inkoopproces (strategische fase) eenmalig gerealiseerd. Om deze inkoopbesparingen jaarlijks te continueren moeten instrumenten worden ontwikkeld die er op toezien dat deze besparingen worden geborgd. Contractmanagement kan hierbij helpen, door gerealiseerde besparingen te continueren, nieuwe besparingen te ontdekken en de kwaliteit verder te verhogen. Het is een essentieel onderdeel van een professionele inkooporganisatie.

"Voor je het weet is een contract stilzwijgend verlengd, terwijl je het had kunnen aanbesteden en betere voorwaarden had kunnen bedingen. Contractmanagement stelt je in staat de vinger aan de pols te houden."-Stichting VO Haaglanden

Werkwijze

Fase 1: Contractscan
Met de contractscan bepalen wij de status-quo en verkrijgen we inzicht in de lopende verplichtingen. Het is de statische fase van contractmanagement; een kwalitatief en een kwantitatief onderzoek, met een rapportage en conclusies en aanbevelingen.

Fase 2: Monitoring
Na de contractscan kunnen wij voor u aan de slag met het realiseren van kostenbesparingen en kwaliteitsverbeteringen. Dit betreft de dynamische fase van contractmanagement. 

Leveranciersmonitor
Hoe kunt u samen met de leverancier een bijdrage leveren aan het realiseren van de strategische doelstellingen van uw organisatie? Denk aan het verbeteren van de kwaliteit van de dienstverlening, extra inkoopbesparingen realiseren en gebruik maken van slimme ideeën uit de markt. Leveranciersmonitor betreft activiteiten die zijn gericht op het verkennen, starten en verder ontwikkelen van een samenwerkingsrelatie met leveranciers en markten. Het doel van de leveranciersmonitor is het leveren van een optimale bijdrage aan het realiseren van de doelstellingen van de organisatie.

Contractmonitor
Weet u of u van de leverancier datgene ontvangt wat hij in het contract heeft beloofd? Met de contractmonitor registreert, beheert en bewaakt u verplichtingen en afspraken die in contractvorm worden vastgelegd. Administratief beheer betreft ook het beheren en controleren van de looptijden van de contracten, het maken van prijsafspraken, de administratieve afhandeling van contracten en het maken en versturen van facturen. Ook het periodiek toetsen van de kwaliteit van de geleverde diensten of producten behoort tot de contractmonitor. U profiteert met de contractmonitor van helder zicht op de geleverde kwaliteit, opzeggingstermijnen en verlengingsdata. Het zorgt ervoor dat u geen afspraken mist. U wordt er tijdig aan herinnerd wanneer u in actie moet komen.

Klantmonitor
Voldoen de contracten aan de wensen van de gebruikers? 
Worden uw interne klanten geïnformeerd over de inkoopresultaten? Ook de tevredenheid van de interne klanten, zoals budgethouders en afdelingen, speelt een rol bij contractmanagement. Denk aan bijvoorbeeld een onderzoek naar de beleving van de schoonmaakkwaliteit op locaties. Met de klantenmonitor blijft uw inkoop in de pas met de behoefte van uw interne klant.

Kwaliteitsmetingen facilitymanagement

Pro Mereor biedt onafhankelijke kwaliteitsmetingen en belevingsonderzoeken op het gebied van facilitymanagement. Bijvoorbeeld voor het objectief meten van de technische schoonmaakkwaliteit van uw gebouw(en) of de schoonmaakbeleving van uw pandbewoners. Lees hier meer. 

Contact

Bent u benieuwd naar wat Pro Mereor voor u kan betekenen? Neem telefonisch contact op via 026 370 14 76 of via de contactbutton.