INKOOPTRAJECT EN EUROPESE AANBESTEDING VOOR DE OVERHEID

De overheid (Rijk, decentrale overheden, ZBO’s en vele andere type overheden) koopt jaarlijks voor ruim € 60 miljard aan werken, goederen en diensten in. Vaak is er de verplichting, vanwege de hoogte van de bedragen die ermee gemoeid zijn, Europees aan te besteden.
Het bedrijfsleven krijgt bij deze type aanbestedingen te maken met een woud aan regelgeving en eisen. Onder die omstandigheden blijkt een inschrijving op een Europese aanbesteding echt een vakgebied voor specialisten. Pro Mereor biedt u die specialisten, en belangrijker nog: ze verdienen zichzelf ruimschoots terug.

DE REGELS

Hoe zitten de Europese aanbestedingsregels nu precies in elkaar? Een korte uitleg. Bij opdrachten van een bepaalde omvang zijn overheids- en publiekrechterlijke instanties (provincies, gemeentes, waterschappen, ZBO’s) verplicht om een Europese aanbesteding te organiseren. In het geval van infrastructurele werken moet bij een totale contractwaarde van ruim zes miljoen euro Europees worden aanbesteed; als het gaat om de inkoop van dienstverlening en leveringen ligt de ondergrens op ongeveer een kwart miljoen euro (zie www.minez.nl voor het volledige overzicht, inclusief de uitzonderingssituaties).
Daarbij zijn de Europese aanbestedingsregels veel breder van toepassing dan u misschien denkt. Het gaat niet alleen om bouwprojecten, maar ook om bijvoorbeeld het inkopen van onderwijs, openbaar vervoer, facilitaire contracten, kantoorvoorzieningen, ICT contracten, WMO diensten, het maken van een reclamespot, het ophalen van huisvuil of de aanschaf van politieauto’s, etc, etc.

NIET INGEWIKKELD

Juristen houden graag de mythe in stand dat inschrijven op een Europese aanbesteding een ingewikkelde zaak is. De complexiteit wordt echter zwaar overdreven. Je hoeft beslist geen jurist te zijn om mee te dingen naar een opdracht. De aanbestedingsregels zitten goed en logisch in elkaar; de procedure is transparant en controleerbaar, de regels liggen van tevoren vast en zijn voor iedereen hetzelfde. Gelijke monniken, gelijke kappen. De overheidsorganisatie moet binnen de kaders van de regelgeving de aanbestedingsprocedure uitvoeren (offerte aanvraag opstellen en de ontvangen offertes vergelijken)

DE JUISTE TACTIEK

Om de kans een Europese aanbesteding te winnen te vergroten, is het van belang de juiste tactiek te volgen. Zo moet het u als Inschrijver volstrekt duidelijk zijn wat er precies van de kandidaat-leverancier wordt verlangd. Desnoods stelt u daar aanvullende vragen over, want hoe meer duidelijkheid, hoe scherper uw aanbieding.
Verder is een goede uitstraling richting de aanbestedende instantie zeer belangrijk. Een goed geformuleerde en vormgegeven aanbieding helpt; de beste inschrijvingen zijn praktisch en efficiënt en laten zien dat de leverancier begrijpt wat de opdrachtgever verwacht.

AMBASSADEUR

Een correcte inschrijving en een slimme tactiek alleen garanderen echter nog geen succesvol optreden aan het Europese aanbestedingsfront. De kiem voor het winnen van een aanbesteding wordt niet gelegd vlak voor of tijdens een inschrijving, maar veel eerder. Zaken doen met, en opdrachten verwerven van de overheid, vereist daarom goed accountmanagement. Dit houdt in dat een leverancier stelselmatig, actief en passief, persoonlijke contacten onderhoudt met overheidsinstellingen.
Een goed functionerende accountmanager of beter ambassadeur weet wat er in overheidskringen speelt en welke opdrachten eraan komen. Van een Europese aanbesteding is hij maanden van tevoren op de hoogte. Als hij via Internet of uit de krant moet vernemen dat er een aanbesteding plaatsvindt, is de kans op het winnen ervan in de praktijk nauwelijks aanwezig.

WETEN HOE HAZEN LOPEN

Een ambassadeur hoeft geen gedetailleerde technische bagage te hebben. Een gedegen algemene branche- en productkennis volstaat, maar belangrijker is dat hij weet hoe binnen de overheid ‘de hazen lopen’. Daarnaast kent hij in grote lijnen het verloop van een openbare aanbestedingsprocedure. Naast rechtstreekse contacten, kan hij hiervoor gebruikmaken van hulpbronnen, te vinden op internetsites als www.reed.nl, www.ebp.be en www.minez.nl. Via de laatstgenoemde site is bijvoorbeeld gratis een brochure met aanbestedingsrichtlijnen te downloaden. Het accent van de inspanningen door de ambassadeur in het pre-sales traject nemen af naarmate de Europese aanbesteding actueel wordt. De inhoudsdeskundige van een bedrijf komt langzaam maar zeker vanachter de coulissen tevoorschijn en treedt voor het voetlicht als er nadere informatie wordt gevraagd van de inschrijver.

Conclusie

Er is een wijd verspreide misvatting dat ‘meedoen aan een aanbesteding toch geen zin heeft’. Overheden zouden zich niet aan de regels houden en ‘toch geen eerlijk spel spelen’. Dit laatste valt moeilijk te bewijzen.

Als commerciële onderneming kunt u hier op drie manieren mee omgaan: geen energie steken in Europese aanbestedingen, het veronderstelde ‘spelletje meespelen’, of: je sterk maken voor naleving van de aanbestedingsregels en meedingen naar overheidsopdrachten. Het laatste verdient de voorkeur; op een eerlijke aanbestedingsmarkt heeft iedereen gelijke kansen en komt het aan op echt ondernemerschap wie een hap mag nemen uit de nog altijd goedgevulde overheidsruif.

Als u mee wilt profiteren en besluit mee te doen aan Europese aanbestedingen, doet u er verstandig aan de spelregels goed te volgen. Maar ook als u dat doet, moet u zich bedenken dat u een aanbesteding nooit wint op basis van alleen maar een inschrijving. Meedoen op het Europese front is een voortdurend proces. Met goed presteren, proactief accountmanagement en ondersteunende communicatie legt u de kiem voor mogelijk succes.

Onze experts

Onze expertise omvat onder meer ondersteuning bij Europese aanbestedingen. Wij helpen overheid en bedrijfsleven.

Contact

Benieuwd wat Pro Mereor voor uw overheidsorganisatie kan betekenen? Neem contact met ons op via 026 370 14 76 of de contactbutton.