EMVI: Kwaliteit moet een substantiële rol spelen

In de Aanbestedingswet is als hoofdregel vastgelegd dat aanbestedende diensten overheidsopdrachten gunnen op grond van de Economisch Meest Voordelige Inschrijving (hierna: EMVI) en dat in afwijking daarvan gunning op grond van de laagste prijs, gemotiveerd dient te worden. In de aanbestedingspraktijk zien wij met enige regelmaat dat aanbestedende diensten het EMVI-criterium zodanig gebruiken dat kwaliteit nauwelijks een rol speelt. In dit artikel wordt aandacht besteed aan het oneigenlijk gebruik van het EMVI-criterium en de motiveringsplicht bij gunnen op de laagste prijs.

EMVI als uitgangspunt
Toepassing van het EMVI-criterium wordt al jarenlang gestimuleerd en toegepast bij uiteenlopende aanbestedingsprocedures. Het voordeel van EMVI is dat er niet alleen aandacht wordt gegeven aan de prijs, maar ook aan de kwaliteit, waardoor voor een werk, levering van een product of dienst de beste prijs-kwaliteitsverhouding kan worden behaald. De Gids Proportionaliteit voegt hieraan toe teneinde de innovatie vanuit de markt te kunnen benutten, is het ook wenselijk op basis van EMVI te gunnen. Het criterium EMVI biedt namelijk de mogelijkheid om onderscheidende (kwalitatieve) aanbiedingen vanuit de markt te verkrijgen.

De Aanbestedingswet is niet voorzien in een toetsingsmaatstaf aan de hand waarvan in concrete gevallen kan worden bepaald of afwijking van de hoofdregel (het toepassen van het EMVI-criterium) is toegestaan in die zin dat het criterium van de laagste prijs mag worden toegepast. In het verlengde daarvan is de Aanbestedingswet evenmin voorzien in een regeling van de aspecten waarop een aanbestedende dienst in zijn motivering acht moet slaan bij de beantwoording van de vraag waarom de aanbestedende dienst van oordeel is dat toepassing van het criterium van de laagste prijs is toegestaan.

Pas toe of leg uit
Wanneer een aanbestedende dienst wil gunnen op basis van de laagste prijs en niet op basis van EMVI dient de aanbestedende dienst dit gemotiveerd in de aanbestedingssdocumentatie aan te geven, het zogenaamde ‘comply or explain’ ofwel ‘pas toe of leg uit’ beginsel. Voor opdrachten met een geraamde waarde die kleiner is dan de Europese drempelwaarde geldt deze verplichting niet. Standaardclausules in aanbestedingstemplates en/of inkoop(aanbestedings)beleid is af te raden en voorts is het niet toegestaan de motiveringsverplichting van de aanbestedende dienst waarom hij heeft gekozen voor de laagste prijs op een later tijdstip in de aanbestedingsprocedure via een Nota van Inlichtingen na te komen. Het is dus zaak de motivering direct in de aankondiging van de opdracht of het bestek op te nemen.

Voorbeelden uit de praktijk
Klassieke voorbeelden waar kwaliteit in principe geen enkele doorslaggevende rol heeft en die in de praktijk regelmatig voorkomen is bij het gebruik van een gedetailleerd bestek/programma van eisen zoals vaak het geval is bij een eenvoudig bouwwerk, distributie van leermiddelen of een standaardproduct zoals levering van kopieerpapier waar geen of weinig onderscheidend vermogen aanwezig is om zich van elkaar te onderscheiden. Marktpartijen weten namelijk precies waarvoor zij prijzen afgeven en aanbestedende diensten weten precies welke (toekomstige) prestaties zij voor die prijzen geleverd zullen krijgen.

Conclusie
Opstellen van gunningscriteria blijft maatwerk. Duidelijk is dat het voor aanbestedende diensten van groot belang is om een zuivere keuze te maken voor het toepasselijke gunningscriterium. Kiest een aanbestedende dienst voor EMVI dan dient dit ook in de uitwerking van de gunningscriteria tot uitdrukking te komen, waardoor er behalve op financieel gebied ook voldoende ruimte is voor competitie op expertise en creativiteit.

Indien een aanbestedende dienst alleen de (laagste) prijs belangrijk vindt, dan dient zij dit nadrukkelijk te motiveren in de aanbestedingsdocumentatie en niet in de Nota van Inlichtingen.
Ten slotte dient een aanbestedende dienst indien zij gebruik wenst te maken van het gunningscriterium EMVI rekening te houden met de volgende aandachtspunten:

  • dat de kwalitatieve gunningscriteria in de aanbestedingsdocumentatie nadrukkelijk verband houden met het voorwerp van de opdracht;
  • dat  (hoewel tekstueel gekozen is voor EMVI) in de uitwerking van de verhouding tussen prijs en kwaliteit deze niet zodanig is dat dit in feite neerkomt op gunning van de laagste prijs. Waar precies de grens ligt zal afhankelijk zijn van de omstandigheden van het geval. Het is toelaatbaar om een prijs/kwaliteitverhouding van 70/30 of 60/40 te hanteren, terwijl een prijs/kwaliteitverhouding van 90/10 of 80/20 (nadruk ligt op prijs) eerder in strijd zal zijn met de Aanbestedingswet.

 

 

Recente Publicaties
Bekijk alle Publicaties