Weet de inschrijver waarom hij is afgewezen?

Deelnemers aan een aanbestedingsprocedure zijn voor een controle op de juistheid van de uitslag van een georganiseerde aanbestedingsprocedure in bepaalde mate afhankelijk van het samengestelde beoordelingsteam. Het beoordelingsteam heeft als taak de inschrijvingen zorgvuldig te toetsen op de gunningscriteria zoals deze in de aanbestedingsdocumentatie zijn opgenomen.

Indien het beoordelingsteam het criterium ‘Economisch Meest Voordelige Inschrijving (EMVI ofwel kwaliteit speelt naast prijs ook een wezenlijke rol)’ gebruikt, heeft deze voor de beoordeling van de inschrijvingen scores toegekend en op basis van de scores een rangorde gemaakt. Het ligt dan in de rede dat de scores en relatieve positie ten opzichte van de winnaar meegezonden worden als onderbouwing van het voorlopig gunningsvoornemen. 

Vrijwel iedere inschrijver zal (na alle inspanningen voor het opstellen van een passende aanbieding) teleurgesteld zijn wanneer zijn inschrijving niet als beste uit de bus komt. De teleurstelling is waarschijnlijk nog groter wanneer een beoordelingsteam onvoldoende uitlegt waarom de inschrijving niet als beste is gekwalificeerd of dat de beoordeling gebrekkig tot stand is gekomen. Denk aan de situatie waarin het voorlopig gunningsvoornemen vermeldt dat de inschrijver laag heeft gescoord omdat in zijn inschrijving een gewenste uitleg ontbreekt, terwijl vaststaat dat de gewenste uitleg wel degelijk is aangeboden (al dan niet in andere bewoordingen). Als gepasseerde inschrijvers twijfelen aan de juistheid van de uitkomst van een aanbestedingsprocedure, kunnen zij bezwaren indienen bij de Commissie van Aanbestedingsexperts en/of de voorzieningenrechter in kort geding.

Wanneer is een gunningsvoornemen voldoende onderbouwd?
De kenmerken en voordelen van de winnaar en de redenen voor afwijzing zijn regelmatig voer voor discussie. Het opnemen van de kenmerken en voordelen van de winnaar in het voorlopig gunningsvoornemen, beoogt de gepasseerde inschrijver in staat te stellen om een vergelijking te maken tussen zijn eigen inschrijving en die van de winnaar. Ten aanzien van kwalitatieve gunningscriteria kan de aanbestedende dienst niet volstaan met enkel een scoretabel, maar moet deze scoretabel van een toelichting worden voorzien, die inzichtelijk maakt hoe de scores tot stand zijn gekomen.

Het is niet noodzakelijk om een gedetailleerde vergelijking op te stellen tussen de verliezende en winnende inschrijving, maar de vergelijking tussen beide inschrijvers dient wel voldoende concreet te zijn. Duidelijk dient te zijn hoe het beoordelingsteam tot de scores is gekomen. Het is aan te raden om in enkele zinnen toe te lichten waarom zo gescoord is. Op deze manier kan de gepasseerde inschrijver nagaan of het beoordelingsteam in redelijkheid tot de door hun toegekende scores hebben kunnen komen. Een relevante selectie van bijvoorbeeld individuele commentaren van het beoordelingsteam is voldoende.

Een mondelinge toelichting op het voorlopig gunningsvoornemen is toegestaan en kan voordelen bieden voor zowel de aanbestedende dienst als de gepasseerde inschrijvers. Eventuele spanningsvelden kunnen op deze wijze (alsnog) worden weggenomen.

Een mondelinge toelichting mag echter niet in de plaats treden van de motivering in het voorlopig gunningsvoornemen. Het is niet de bedoeling dat tijdens zulke gesprekken allerlei nieuwe redenen en argumenten boven tafel komen. Wanneer dit het geval is, is de beoordeling namelijk twijfelachtig en gebrekkig tot stand gekomen.

Beoordelingsvrijheid beoordelingsteam
Een discussie over de kwalitatieve beoordeling is doorgaans lastig. Aanbestedende diensten beschikken over een grote mate van vrijheid bij de beoordeling en waardering van ingediende inschrijvingen. De aanbestedende dienst dient wel enig inzicht te bieden in de aanbestedingsdocumentatie in wat haar voorkeur heeft en wat door haar wordt gewaardeerd en wat van de inschrijver bij het indienen van een inschrijving wordt verwacht, maar inschrijvers krijgen vervolgens de ruimte eigen invulling te geven aan de kwalitatieve gunningscriteria. Van de aanbestedende dienst hoeft niet te worden verwacht dat zij alle kwalitatieve gunningscriteria zeer gedetailleerd en exact beschrijft. Dit zou de competitie (innovatievermogen en creativiteit) tussen Inschrijvers beperken. Enige mate van subjectiviteit bij de beoordeling van kwalitatieve gunningscriteria is dan ook onvermijdelijk, maar het is wel zaak om gepasseerde inschrijvers inzicht te geven om welke relevante redenen zij minder punten hebben gekregen en niet in aanmerking komen voor gunning van de opdracht.

Recente Publicaties
Bekijk alle Publicaties