Interview Ad Matheeuwsen van Stichting Delta Onderwijs
Zo’n twee jaar geleden sprak ik Ad Matheeuwsen, clusterdirecteur bij Stichting Delta Onderwijs te Oosterhout, al over een aanbesteding multifunctionals die samen met Pro Mereor was afgerond. Wat zijn de recente ontwikkelingen op het gebied van inkoop en aanbesteden?
Matheeuwsen: “De Europese aanbesteding multifunctionals was een succes; het aanbestedingstraject verliep soepel en de nieuwe leverancier heeft het daarna ook goed opgepakt. Een leermoment voor mij was dat leveranciers bij hun inschrijving op de opdracht veel beloven, maar soms in de praktijk bepaalde zaken niet helemaal waar kunnen maken. Zo is ons destijds toegezegd dat er een automatische aanlevering zou zijn van materiaal (toners). Helaas bleek dat niet altijd even goed te functioneren. Pro Mereor heeft daarop overigens goed actie ondernomen richting de leverancier en het probleem is opgelost. Maar je moet dus wel de vinger aan de pols houden.”
ICT-infrastructuur en werkplekapparatuur
De meest recente aanbesteding betrof ICT-infrastructuur en werkplekapparatuur. “Toen zijn we weer gaan kijken: bij welk bureau gaan we dit project neerleggen? Pro Mereor hadden we op het netvlies, vanwege de goede ervaring uit het verleden. Daarnaast hebben we nog drie partijen uitgenodigd om zich te komen voorstellen voor dit traject. In de presentatie zijn we toen overtuigd van Pro Mereor als meest geschikt bureau. Ook gezien het vertrouwen van de vorige keer.”
Open benadering
De aanbesteding ICT infrastructuur en werkplekapparatuur is een ‘open’ aanbesteding worden. Matheeuwsen: “De aanbesteding multifunctionals hebben we destijds helemaal ingekaderd; we vertelden de leveranciers precies wat wij van hen verwachtten. Nu hebben we een meer open benadering gekozen. We wilden de leveranciers zelf een oplossing aan laten dragen op het gebied van ICT infrastructuur en werkplekapparatuur en hebben hen daarin dus vrij gelaten. Leg je idee neer en hang daar een prijskaartje aan, degene met de beste prijs-kwaliteitverhouding wint.”
Kaf van het koren
De open benadering bleek lastig; de leveranciers hadden moeite met hun inschrijving. Matheeuwsen: “We hebben veel vragen van hen ontvangen tijdens de aanbestedingsprocedure; de meeste leveranciers wisten niet goed om te gaan met onze open vraag. Gelukkig vielen daardoor enkele creatieve partijen op, die het juist wél wisten om te zetten naar een mooi idee. Zo werd het kaf van het koren gescheiden.“
Goede match
“Uiteindelijk zijn we erg tevreden met de winnende partij. Door goede communicatie en een juiste inschatting van Pro Mereor is de aanbestedingsprocedure zo ingericht dat we een partij hebben gevonden die bij ons past. Het kostte wat meer tijd, maar dan heb je ook wat. Het proces was een succes. Pro Mereor zette zowel een ICT deskundige als een aanbestedingsjurist in; een mooie combinatie. Het geeft vertrouwen, als mensen met expertise de zaak procesmatig en juridisch goed begeleiden.”
Kijk vooruit
“Collega’s uit het onderwijs zou ik bij een dergelijke aanbesteding willen adviseren: breng vooraf goed in kaart wat je wil. Informeer bij de betrokken scholen waar behoefte aan is. Op het gebied van ICT is het naar mijn mening erg belangrijk om vooruit te kijken. Hoe wil je over 5 jaar werken, en welke ICT oplossing past daarbij? Wil je gaan werken met tablets? Wat doe je met Wifi? Wil je je huidige apparaten behouden, en zijn die na 5 jaar nog capabel om de activiteit te ondersteunen die je dan vraagt? Inventariseer, en laat je bijstaan door experts. Laat hen met hun eigen oplossingen komen. Zij hebben er verstand van.”