ICT inkoop in het onderwijs: Penny wise, pound foolish?
Neemt u bij de aanschafbeslissing van ICT de principes van ‘Total Cost of Ownership’ mee in uw overwegingen? Weet u wat uw laptop, storagevoorzieningen of servers kosten gedurende de in gebruikname periode?
Onderwijsorganisaties lopen het gevaar zich bij ICT inkopen blind te staren op korte termijn inkoopbesparingen, besparingen die op de lange termijn kunnen resulteren in hogere kosten. ‘Penny wise, pound foolish’: teveel focus op de initiele aanschafprijs en te weinig aandacht voor risico’s op lange termijn en kosten gedurende ingebruikname.
Initiële aanschafkosten VS Total Cost of Ownership
U kunt uw gunningeslissing voor een ICT aanschaf laten bepalen door de initiele aanschafprijs, maar u kunt uw keuze ook baseren op de ‘Total Cost of Ownership’ (TCO). TCO vindt zijn oorsprong in de ICT wereld en richt zich op het inschatten van alle bijbehorende kosten van investeringsgoederen (hard- en software) gedurende de periode dat een product in gebruik genomen wordt. Door een berekening te maken waarin niet alleen aanschafkosten zijn meegenomen, maar ook aspecten van toekomstig gebruik zoals updates, aanpassingen, trainingen, ondersteuning en buitengebruikstelling. Uit ervaring weten we dat bij de aanschaf van ICT de initiële aanschafkosten slechts zo’n 20% van de TCO bedragen; een laptop kost tijdens de gehele levensduur uiteindelijk een veelvoud van de aanschafprijs. Denk aan de tijd die een ICT-afdeling of technische dienst besteedt aan het onderhoud ervan, en eventuele vereiste aanpassingen aan andere apparatuur voor optimaal gebruik. Product A kan in zijn aanschafprijs goedkoper zijn dan product B, maar tijdens de gehele levensduur kan product A een stuk kostbaarder blijken te zijn ten opzichte van product B.
Nieuwe aanbestedingsrichtlijnen: Life Cycle Costing
Op 15 januari 2014 zijn door het Europees Parlement de nieuwe aanbestedingsrichtlijnen aangenomen. Daarin is o.a. bepaald dat het gunningscriterium ‘laagste prijs’ wordt vervangen door Life Cycle Costing (LCC). LCC is een berekeningsmethodiek die verwant is aan TCO; het maakt financiële afwegingen gedurende de levenscyclus van het product mogelijk en vergelijkt investeringskosten en beheers- en onderhoudskosten met elkaar. Een aanbestedende dienst (onderwijsinstelling) moet dus verder kijken dan alleen de aanschafkosten en dient bij het opstellen van de gunningscriteria in de aanbesteding rekening te houden met de levenscycluskosten van het product dat de inschrijver (ondernemer) aanbiedt. Voorbeelden van zaken die invloed hebben op de hoogte van de LCC zijn energieverbruik, levensduur en onderhoud, maar ook de restwaarde.
Samengevat
Voorkom dat u zich bij ICT inkopen blind staart op korte termijn inkoopvoordelen. De initiele besparingen resulteren op de lange termijn mogelijk in hogere kosten. Laat u goed informeren en zorg dat u weloverwogen beslissingen neemt door rekening te houden met de Total Cost of Ownership van het product, en door Life Cycle Costing als gunningcriterium mee te nemen in de aanbestedingsprocedure.