Pro Mereor

Het IVO wil een bijdrage leveren aan de professionalisering van het inkoopbeleid van scholen door de kennis van de deelnemers te bundelen en uit te bouwen.

‘Alles wordt centraal ingekocht’

Hoe belangrijk kennis van het inkoopbeleid is, weet Schreijer als geen ander. Hij ziet dat er spectaculaire besparingen worden geboekt sinds Quadraam besloten heeft de inkoopactiviteiten van alle 13 aangesloten scholen voor voortgezet onderwijs te centraliseren. De scholen zelf kopen niet of nauwelijks meer iets in. Alles wordt centraal geregeld: energie, schoolboeken, catering, drukwerk, tuinonderhoud, schoonmaak, meubilair, ict-hardware, installatieonderhoud en vuilverwerking. Door alles in grote volumes aan te besteden, bespaart het schoolbestuur 10 tot 20 procent op de kosten. En bij een budget aan diensten en leveringen van jaarlijks 22 miljoen gaat het dan om een voordeel van twee à drie miljoen euro. ‘Substantiële bedragen’, zegt Schreijer. Daar heeft het primaire proces, het onderwijs, baat bij.

John Schreijer van Quadraam: ‘Voor goede aanbestedingen heb je een expert nodig’

‘Een vak apart’

Juist door die grote getallen moet Quadraam vaak een Europese aanbesteding doen. ‘Door de omvang van onze organisatie zitten wij natuurlijk gauw boven de drempelbedragen’, zegt Schreijer. ‘Dus elk jaar hebben we wel een aantal Europese aanbestedingen.’ Schreijer laat zich bij die aanbestedingen bijstaan door Pro Mereor. ‘Dat is nodig, omdat aanbesteden toch een vak apart is’, zegt hij. ‘Daar heb je een expert voor nodig en die hebben we niet zelf in dienst. Daarvoor hebben we met maximaal vijf aanbestedingen per jaar te weinig werk. Advies op maat inhuren is dan voordeliger’. ‘Het scheelt veel werk’ ‘De adviseurs van Pro Mereor helpen mij om de bestekken scherp te formuleren en juridisch waterdicht te krijgen. Alleen zo krijg je een optimaal aanbod van de leveranciers. Maar Pro Mereor zorgt ook voor de daadwerkelijke plaatsing van ons bestek op de Europese kalender, ontvangt de reacties en beantwoordt de vragen. Er worden vaak heel veel vragen gesteld over een bestek en het scheelt ons heel veel werk als Pro Mereor die afhandelt. Uiteindelijk selecteert Pro Mereor de beste aanbieders en presenteert die aan ons. Daarna ronden we samen de aanbesteding af.’

Digitale besteltool

Samen met Pro Mereor komt Quadraam tot prima inkoopcontracten op maat. ‘We hebben bijvoorbeeld bij de aanbesteding van kantoorartikelen geëist dat de leverancier een digitale besteltool heeft voor alle aangesloten scholen. Dat betekent dat elke school zelf de benodigde kantoorartikelen rechtstreeks bij de leverancier kan bestellen. Maar dan wel voor de prijzen en voorwaarden die wij met de leverancier in het contract hebben afgesproken.’ IVO Schreijer signaleert dat steeds meer scholen zich bewust worden van de mogelijkheden van centrale inkoop en de voordelen die dat biedt. ‘Dit wordt een thema binnen het onderwijs. Vandaar dat we het IVO hebben opgericht. Steeds meer scholen zullen hiermee aan de slag gaan. Om het goed aan te pakken, hebben ze de ondersteuning van experts nodig. Experts zoals Pro Mereor.’

Tekst: Lucy Beker