Pro Mereor

Aanbesteden van schoonmaakdiensten is een specifieke discipline. De markt is verzadigd met als gevolg een flink prijsgevecht waarbij de kwaliteit soms uit het oog wordt verloren. Wat zijn zaken waar een aanbestedende dienst op moet letten?

De schoonmaak. Iedere organisatie heeft dagelijks ermee te maken, maar eigenlijk valt  pas op dat er wordt gereinigd op het moment dat het niet naar behoren gebeurt of bij acties van schoonmaakpersoneel, zoals dit voorjaar. “Schoonmaak is een low interest product pur sang”, aldus Jos Plattel, directeur van Pro Mereor Inkoopkenniscentrum in Arnhem. “Ik pleit voor een hogere plaats op de prioriteitenlijst.  Het inkoopvolume rechtvaardigt dat, maar bovenal komt het de kwaliteit ten goede.”

Met een dienst die zo vaak en veel wordt ingekocht ligt onverschilligheid op de loer. Toch is het aanbesteden van schoonmaakdiensten wel degelijk een specifieke discipline. De markt is groot en verscheiden. Van regionale spelers tot grote internationals, van specialisten tot brede dienstverlening. En allemaal willen ze graag meedingen naar uw opdracht. Op een tender wordt soms ingeschreven door meer dan 25 bedrijven. “Vanuit concurrentieoogpunt zou u dat als positief kunnen ervaren, maar aan de andere kant kan het ook zijn dat u uw wensen en eisen dan te algemeen heeft gesteld waardoor te veel bedrijven in de veronderstelling verkeren dat ze voor gunning in aanmerking komen”, aldus Plattel. Om de aanbesteding van schoonmaakdiensten succesvol te laten verlopen is het volgens hem van belang de markt te kennen. Met ongeveer 6.500 schoonmaakbedrijven en 150.000 medewerkers is de schoonmaakbranche een grote sector. “Al is schoonmaak in de praktijk een low interest product, de 3,2 miljard omzet die in de sector omgaat moet eigenlijk garant staan voor een  hoge notering op de prioriteitenlijst. Maar er zijn meer factoren die de aandacht vragen. De aanbodkant van de markt bereikt zijn verzadigingspunt. Daardoor wordt het steeds meer een verdringingsmarkt is, verlies wordt gekocht, alleen om binnen te komen bij organisaties. Smal erin, breed eruit. Het is prijsvechten waarbij de kwaliteit soms uit het oog wordt verloren.”

Prijs is volgens Plattel zowieso een heet hangijzer. “Dat kwam duidelijk naar voren tijdens de stakingen eerder dit jaar. Het is een branche waarin de lonen laag zijn en de marges onder druk staan. En dat geldt voor twee kanten, want bijvoorbeeld de schoonmaakbudgetten die het onderwijs van het ministerie toegekend krijgt, dekken zelden de totale kosten.” De vraag is echter: hoe kan je dat ondervangen en tegelijk een goede kwaliteit inkopen?  “Voor de hand liggend is natuurlijk om het wegingpercentage voor de kwaliteit op te hogen. Maar daar ben je er vaak niet mee. Een mooi verhaal op papier betekent niet automatisch dat de praktijk er even helder uitziet. Je zou daarom op meer punten een strategische afweging moeten maken. Daarbij kan gedacht worden aan het toezicht. Werknemers in deze branche werken het best onder begeleiding heeft de praktijk uitgewezen. Door geld en uren te reserveren voor toezicht, 6 tot 8 %, zorg je ervoor dat de uitvoering en toezeggingen parallel aan elkaar blijven lopen.” Bij de offertes is dat volgens Plattel een van de belangrijkste zaken om op te letten. Wie zet men in en voor hoeveel uren? “Het is te eenvoudig om bij de beoordeling van offertes uitsluitend te oordelen naar de laagste totaalprijs. Ook bij een inspanningsgericht contract, waarbij de aanbestedende dienst op voorhand de handelingen, methoden en werkwijze heeft gedefinieerd.  Goedkoop staat per definitie synoniem aan het minste aantal uren. En dat gaat ten koste van de kwaliteit.”

Als specialist op het gebied van facilitair inkopen en aanbesteden valt het hem nog steeds op dat de geoffreerde prijzen wel een zeer grote variatie laten zien. “Dat maakt het lastig om offertes te beoordelen. Zelfs al is er een schouw geweest – een absolute must – dan nog zie je dat aanbiedingen ruim 50% van elkaar kunnen verschillen, waardoor je je af kunt vragen of de hele discussie omtrent inspanningsgericht versus resultaatgericht aanbesteden de lading wel dekt of dat je in sommige gevallen niet de overweging moet maken om het eens over een heel ander boeg te gooien. Door bijvoorbeeld het budget vast te stellen en dan te kijken welke diensten daarvoor worden geleverd.”

“Schoonmaak is mensenwerk”, vervolgt Plattel. “Dat maakt het dynamisch en complex. Zowel voor de aanbestedende dienst als het schoonmaakbedrijf.  Minder tastbare factoren spelen een rol waar je niet zomaar aan voorbij kan gaan als je de kwaliteit op (midden) lange termijn wil borgen. Een voorbeeld daarvan is  de outsourcing van schoonmaakdiensten. Dit is al jaren een trend. Maar tegelijk neemt daardoor de verbondenheid met het object af. Die verbondenheid kan je wel terugwinnen, maar dat vergt inspanningen van de aanbestedende dienst. Door mensen meer te betrekken bij de bedrijfsvoering, maar bijvoorbeeld ook in te zetten overdag creëer je een band, worden lijnen korter en zie je dat het de kwaliteit ten goede komt.”  Dat lijken allemaal relatief ‘zachte’ factoren waarop een inkooporganisatie moeilijk kan sturen. “Niets is minder waar”, aldus Plattel. “Deze aspecten zijn goed te concretiseren. Bijvoorbeeld door de sociale aspecten die Agentschap NL heeft uitgewerkt mee te nemen in een aanbesteding. Maar ook door het betrekken van het MKB in aanbestedingen. Percelen kan men splitsen in kleinere kavels. Vaak wordt er ingezet op één leverancier, maar bij meerdere locaties zou je dat los kunnen laten. Zo komen ook kleinere bedrijven aan bod die betrokken zijn en affiniteit hebben met de lokale arbeidsmarkt.” 

Afwegingen die u op voorhand moet maken om tot een succesvolle aanbesteding en samenwerking met een schoonmaakbedrijf te komen. Een top 10:

1. Kiest u voor een Inspanningsgericht of resultaatgericht contract?.
2. Avond of dagschoonmaak? De laatste jaren wordt meer gebruik gemaakt van dagschoonmaak. Goedkoper en het creëert betrokkenheid..
3. Indien u MKB bedrijven nadrukkelijk wenst te betrekken in de aanbesteding doet u er verstandig aan de opdracht op te splitsen in kavels of mini kavels. Realiseert u zich dat u aanzienlijk meer werk heeft bij de uitvoering van de aanbesteding en meer tijd moet investeren in het monitoren van meerdere leveranciers. De kwaliteit van de diensten kan echter hoger liggen als blijkt dat lokale leveranciers beter in staat zijn om continu kwalitatief personeel in te zetten.
4. Kiest u voor eigen personeel of outsourcing?
5. Welke duurzame aspecten laat u meewegen? Duurzaamheidaspecten kunnen eenvoudig via agentschap.nl worden verkregen en worden verwerkt in uw aanvraag.
6. Welke sociale aspecten neemt u mee in de aanbesteding?
7. Hoe wilt u de kwaliteit op lange termijn borgen? En hoe zwaar laat u toezicht meewegen in de beoordeling van de offertes?
8. Wenst u centrale aansturing van uw schoonmaakleverancier? Of zijn u lokale facility managers de contractbeheerder?
9. Schoonmaakkwaliteit meten of schoonmaakbeleving meten? De kwaliteit meten kan redelijk objectief. Wilt u de beleving meten dan zult u dit periodiek moeten doen.
10. 10. Laat u de aanbesteding van schoonmaak uitvoeren met ter zake deskundigen zoals een facility manager en niet alleen juristen of inkopers?

Dit artikel is verschenen in Facto, 2010, nummer 9 september.