Pro Mereor

EUROPEES AANBESTEDEN: DE DREMPEL IS SNEL BEREIKT

Artikel verschenen in Gebouwbeheer
 
Als facilitair manager zult u regelmatig constateren dat kennis van Europees aanbesteden geen overbodige luxe is. Drempelwaarden die verder omlaag gaan en inschrijvers die de aanbestedingsregelgeving steeds beter kennen, benadrukken dat belang nog eens extra. “Zeker als managers merken dat de markt soms meer productkennis in huis heeft dan een aanbestedende dienst, wordt het hen duidelijk hoe belangrijk het is dat ook zij bekend zijn met de Europese wetgeving. Want alleen door kennis van de regelgeving kunnen organisaties van hun aanbesteding een succes maken”, vertelt Mr. Ronnie Heideman, aanbestedingsjurist bij Pro Mereor Inkoopkenniscentrum in Arnhem.
 
Als u de economische pagina’s van uw krant er regelmatig op naslaat, zal ook u constateren dat Europees aanbesteden een hot item voor overheden en inkopers is geworden. Een van de belangrijkste onderwerpen die afgelopen maanden de media-aandacht opeiste, was het verwerpen van de nieuwe Aanbestedingswet door de senaat. Door het afkeuren van de wet zal het zeker nog tot 2010 duren voor de nieuwe wetgeving het licht ziet. “Voor de dagelijkse aanbestedingspraktijk is het verwerpen van die wet van groot belang. De Aanbestedingswet had tot doel om de verschillende regelgevingen omtrent aanbesteden te uniformeren, maar voorlopig blijven de oude regelingen gehandhaafd”, vertelt Heideman. “Toch blijft de noodzaak bestaan om tot een verbeterde eenduidige aanbestedingregelgeving te komen. Dat blijkt ook uit onderzoeken van de regering waarin wordt aangetoond dat de aanbestedingsgraad in Nederland laag is, omdat de kennis soms ontbreekt.”
 
De grenzen
Maar waar moet u in uw dagelijkse inkooppraktijk rekening mee houden als het gaat om Europees aanbesteden? Twee categorieën worden in de huidige wetgeving duidelijk onderscheiden, te weten: werken én leveringen en diensten. “Om te bepalen of iets een levering of een werk is, moet het besluit Aanbestedingsregels worden geraadpleegd”, vertelt Heideman. “Hierin staat dat ‘werken’ producten zijn van een geheel van bouwkundige of civiele werken. Alleen diensten en leveringen die noodzakelijk zijn voor het ‘werk’, zoals installaties en architectkosten, mogen bij de waarde van het werk worden opgeteld. Het uitgangspunt is dat de verschillende zaken eenzelfde technische of economische dienst moeten vervullen.” De vraag of iets een werk, dan wel dienst of levering is, is volgens Heideman niet eenduidig te beantwoorden en zal per project moeten worden bekeken. “Want bijvoorbeeld de eenmalige aanschaf van een installatie geldt als een levering, ondanks dat men dat snel geneigd is om een installatie als een product van bouwkundige aard te beschouwen.”
 
Drempelwaarden
De verschillen in drempelbedragen tussen leveringen en diensten én werken zijn zo groot, dat het werkbesparend lijkt om zaken onder de noemer ‘werken’ te scharen om zo toch de regels te omzeilen. Maar in de huidige markt is het volgens de jurist niet zinvol om die grenzen op te zoeken, zeker niet omdat er een reële kans bestaat teruggefloten te worden. Daarnaast verwacht hij dat de grenzen de komende jaren verder naar beneden wordt bijgesteld. “Maar ook nu wordt de aanbestedingsdrempel bij diensten en leveringen al snel bereikt”, weet Heideman. “Bedragen die gemoeid gaan met de inkoop van schoonmaakdiensten, groenonderhoud, ict, meubilair en energie passeren rap de drempelwaarde. Neem bijvoorbeeld een gemiddeld schoolgebouw met een raamovereenkomst voor energie, voor de berekening moet de gehele contractduur, eventuele verlenging maar ook de opties worden meegenomen in het totaalbedrag. Van een totaalbedrag van twee ton zullen weinigen dan verbaasd opkijken.”

Garantie
Zoals Heideman het voorspiegelt wordt het drempelbedrag inderdaad snel bereikt. Helemaal als hij eraan toevoegt dat bij leveringen ook het onderhoud bij het totaalbedrag gerekend dient te worden. “Gezien de garantiebepalingen kan en mag onderhoud niet los worden gezien van een levering”, zegt hij. De vraag aan Heideman is of er dan wel mogelijkheden zijn om bij grote leveringen en meerjarige contracten een paar posten door te schuiven of te splitsen om zo onder de aanbestedingsplicht uit te komen? Hij wijst dat idee echter resoluut van de hand. “Splitsen is geen geoorloofd middel om onder de aanbestedingscriteria uit te komen, al bereikt ons die vraag ook wel eens vanuit de praktijk.”
 
De criteria
Er zit dus weinig anders op dan leveringen en diensten aan te besteden zodra het drempelbedrag in zicht komt. “Het moeilijkste bij aanbesteden is voor managers vaak de afweging die zij moeten maken: wat willen we en aan welke criteria moet de levering voldoen? Met een markt die vaak meer productkennis in huis heeft dan een aanbestedende dienst, is het maken van die afwegingen en het maken van de juiste vertaalslag naar het bestek tot aanbesteding cruciaal. Alleen als die eisen duidelijk naar voren komen in het aanbestedingsdocument wordt de aanbesteding een succes.”

Technisch of functioneel?
Weet men aan welke eisen een levering moet voldoen, dan is een van de eerste zaken die bij het schrijven van het bestek aan de orde komt de omschrijving van de technische specificaties. De aanbestedende dienst kan kiezen uit een exacte omschrijving die geen ruimte overlaat voor de inschrijver of voor een functionele omschrijving, een omschrijving in prestatie-eisen. In sectoren waarvan bij de aanbestedende dienst de kennis beperkt is en de markt wordt gekenschetst door innovatieve ideeën, geniet deze functionele omschrijving de voorkeur, omdat het inschrijvers meer mogelijkheden biedt om zelf oplossingen aan te dragen. Daarnaast zijn er een aantal beperkingen gesteld aan technische omschrijvingen. Heideman: “In een omschrijving van technische specificaties melding maken van een bepaald fabricaat, herkomst of een bijzondere werkwijze is niet geoorloofd. Daarnaast mag er niet verwezen worden naar een merk, een octrooi, een oorsprong of een productie. Dit houdt verband met de objectiviteit, want bepaalde ondernemingen of producten mogen niet bij voorbaat worden bevoordeeld of geëlimineerd.” Voor bepaalde productgroepen, zoals ICT, kan het dan moeilijk worden om tot een goede omschrijving te komen. “Daarom zijn er uitzonderingen”, weet Heideman. “Een aanbestedende dienst mag een melding of verwijzing wél opnemen wanneer een nauwkeurige of begrijpelijke beschrijving anders niet mogelijk is. Dit moet dan gebeuren met de woorden ‘of gelijkwaardig aan’.” Wat in ieder geval duidelijk wordt is dat aan het schrijven van een bestek veel aandacht besteed moet worden, zeker bij ingewikkelde materie. “Het in de arm nemen van een materiedeskundige is altijd aan te raden. Ons bureau heeft veel kennis in huis op verschillende terreinen, maar ook wij doen een beroep op externe deskundigen wanneer de aanbesteding dat vereist.”
 
Selectie en gunning
Een ander punt dat steeds vaker het nieuws haalt, zijn de juridische stappen die worden ondernomen tegen aanbestedende diensten. Bedrijven kennen de aanbestedingsregelgeving en vechten daardoor ook regelmatig de uitkomsten van de aanbesteding aan. Heideman: “De meeste juridische zaken gaan over de transparantie van de gunningcriteria en de beoordeling door de aanbestedende diensten. In het bestek moeten de gunningeisen en beoordeling bekend worden gemaakt. Dat betekent dat er goed moet worden nagedacht over de prijs- en kwaliteitsaspecten en de wegingsfactor die daaraan wordt toegekend. Belangrijk is dat bij die beoordelingsaspecten zowel de materiedeskundige, de financieel verantwoordelijke, als degene die kennis heeft van Europees aanbesteden zeggenschap heeft. Laatste moet ervoor zorgen dat vragen eenduidig interpreteerbaar zijn. Subjectiviteit is echter nooit helemaal uit te sluiten, maar het kan wel voor een groot deel ondervangen worden door een extern bureau de gunningcriteria en het bijbehorende beoordelingsprotocol op te laten stellen. Daarnaast bestaat de mogelijkheid om te vragen om anonieme inschrijving.”

Het volledige artikel is hier na te lezen.