Tips en valkuilen bij aanbestedingsprocedures

Communicatie met inschrijvers
Bij een (Europese) aanbestedingsprocedure moeten inschrijvers in de gelegenheid worden gesteld vragen te stellen over de betreffende aanbestedingsdocumentatieDe aanbestedende dienst en inschrijvers hebben er beide belang bij dat eventuele onduidelijkheden worden weggenomen door het geven van een toelichting op de aanbestedingsdocumentatie. Het verdient uit oogpunt van verifieerbaarheid de voorkeur om uitsluitend schriftelijk met de inschrijvers te communiceren. Persoonlijk contact of telefonisch contact is toegestaan, maar is af te raden. Laat de communicatie verlopen via één centraal aanspreekpunt en daarnaast is het van belang dat alleen schriftelijk verstrekte informatie voor de aanbestedende dienst bindend is.

Voorkom belangenverstrengeling
Wellicht een schot voor open doel maar het komt vaker voor dan u denkt, dat uw zakelijk netwerk in uw omgeving toch verder reikt dan u denkt en u indirect toch in contact staat met een inschrijver van de aanbestedingsprocedure. Een verantwoord aanbestedings(inkoop)beleid van de aanbestedende dienst kan dit voorkomen en moet zijn gericht op het voorkomen van belangenverstrengeling die de concurrentie kan vervalsen. In het bijzonder bij het beoordelen van de inschrijvingen. Tevens ligt het voor de hand om af te spreken dat alle betrokken leden van het inkoopteam bij het organiseren van een aanbestedingsprocedure elkaar zullen informeren over eventuele banden met inschrijvers aan de aanbestedingsprocedure. Ook een geheimhoudingsverplichting zal doorgaans onderdeel kunnen zijn van de aanbestedingsdocumentatie. Sta hier daarom vooraf bij stil en ga hier bewust mee om!

Motiveringsverplichtingen
Op het moment dat de betrokken inschrijvers door de aanbestedende dienst in kennis wordt gesteld van de (voorlopige) gunningsbeslissing, moeten zij ook alle relevante informatie ontvangen waarom zijn aanbieding niet als winnend uit de bus is gekomen. De aanbestedende dienst dient bij de (voorlopige) gunningsbeslissing mee te delen om welke redenen een bepaalde inschrijver gekozen is en om welke redenen de overige inschrijvers niet gekozen zijn. Gebezigde termen als ‘minder duidelijk’, ‘minder relevant’, ‘minder helder’ en ‘volledig’ komen vaak in (voorlopige) gunningsbesluiten voor. Voornoemde termen geven slechts aan dat een inschrijving op enig onderdeel minder goed is. Een deugdelijke motivering vereist echter dat ook wordt uitgelegd waarom een inschrijving op enig onderdeel minder goed is. Wanneer een aanbestedende dienst nalaat om een of meer relevante redenen te noemen, voldoet de gunningsbeslissing niet aan de wettelijke eisen. Het gevolg daarvan is dat de opschortende termijn van 20 dagen (om de voorlopige gunningsbeslissing te onderzoeken en te beoordelen) nog niet begint te lopen.

Persoonlijke gesprekken tijdens de voorlopige gunningsfase
Elke deelnemende inschrijver ontvangt een deugdelijke motivering van de voorlopige gunningsbeslissing. Als na de voorlopige besluitvorming van de aanbestedende dienst de bezwaartermijn van twintig dagen begint te lopen, is het toegestaan om met de (afgewezen) inschrijvers in gesprek te gaan. Voorzichtigheid blijft geboden. Niet zelden worden deze gesprekken gebruikt en zelfs opgenomen om de aanbestedende dienst hiermee in rechte te confronteren of om meer (aanvullende) informatie te krijgen om de kans op het winnen van een civiele procedure te vergroten.

Herstel, aanvullingen of wijzigingen van aanbestedingsdocumentatie
Te nemen beslissingen in het kader van de georganiseerde aanbestedingsprocedure, in het bijzonder na gunning van de opdracht, over onder andere herstel, aanvulling en wijziging van de oorspronkelijke aanbestedingsdocumentatie zijn erg casuïstisch van aard en dienen mede vanwege vergaande gevolgen (bijvoorbeeld een wezenlijke wijziging van de gegunde opdracht en de verplichting tot heraanbesteding) daarom van geval tot geval inhoudelijk te worden beoordeeld.

Aanbesteden is en blijft een vak apart. Met 20 jaar ervaring in het ondersteunen van onderwijsinstellingen is Pro Mereor thuis in alle facetten van het (Europese) aanbestedingsrecht en kunt u bij ons terecht voor advisering op het gebied van inkoop en aanbestedingsrechtelijke vraagstukken van uiteenlopende aard. Als u twijfelt over de te volgen weg en zeker wilt weten dat u op de juiste wijze handelt, schakel dan de inkoopconsultanten en aanbestedingsjuristen van Pro Mereor in.