Collectieve inkoop

Collectieve inkoop

Regelmatig verschijnen in de media berichten over grote besparingen op inkoopkosten. Het gaat dan altijd over grote organisaties, met diverse vestigingen (multinationals of grote overheidsorganisaties) met miljoenen inkoopomzet. Deze bedrijven profiteren van de bundeling van inkoopkracht.

Het betreft hier de regelmatig terugkerende inkopen voor organisaties, ofwel: de facilitaire inkoop. Het is juist deze vaste kostenpost waar vaak nog een aanzienlijke reductie gerealiseerd kan worden en daarmee een forse rendementstoename (budgetruimte). Met andere woorden: door de facilitaire inkoop beter te beheersen of beter in te richten, kunt u een nieuwe winstbron voor uw organisatie aanboren. Door bundeling van de inkoopkracht ligt een aanzienlijk beter inkoopresultaat binnen handbereik.

De onafhankelijke specialisten van Pro Mereor verstaan het inkoopvak en willen zich graag voor u inzetten. Pro Mereor is een onafhankelijk adviesbureau op het gebied van facilitaire inkoop. De consultants begeleiden aanbestedingen en voeren collectieve inkoopprojecten uit. Zij zijn echte specialisten op een of enkele vakgebieden. Naast een theoretisch onderbouwd advies verlenen zij praktische hulp bij de feitelijke uitvoering van uw project.

Voorbeelden van collectieve inkoopprojecten zijn:

  • energiecontracten;
  • infrastructuur;
  • beveiligingscontracten;
  • schoonmaakcontracten;
  • afvalverwerkingscontracten.

In 2001 is de energiemarkt geliberaliseerd; u mag zelf bepalen wie uw leverancier wordt, voor welke contractperiode. Ook is het mogelijk van leverancier te veranderen. Door inkoopcombinaties te vormen, kunnen bedrijven aanzienlijk profiteren van de energiemarkt. De inkoopbesparingen door bundeling zijn doorgaans zo groot dat de (gezamenlijke) kosten van een inkoopdeskundige in zeer korte tijd worden terugverdiend.

Fasering van een collectief inkoopproject

Fase 0: Voorbereiding

De haalbaarheid van een collectief inkoopproject moet worden onderzocht. Aandachtspunten hierbij zijn: voorwaarden deelname, hoogte deelnamekosten, verrekening collectief resultaat, individuele inspanning deelnemers etc. Vervolgens vindt collectieve of groepsgewijze voorlichting plaats en worden de bedrijven uitgenodigd om deel te nemen. Er wordt een projectbureau ingericht.

Fase 1: Inventarisatie en analyse

Afhankelijk van de in te kopen producten/diensten, worden in deze fase relevante gegevens verzameld zoals: contracten, afnamepatronen, wetgeving en lokale regels, verbruikstatistieken, plattegronden en specifieke wensen.

Fase 2: Collectieve aanbesteding

De verzamelde gegevens worden geformaliseerd in een aanbestedingsdocument. De geselecteerde aanbieders ontvangen een uitnodiging om zich in te schrijven. De inschrijvingen worden beoordeeld aan de hand van selectiecriteria die vooraf met de deelnemers zijn besproken.

Fase 3: Implementatie

Het collectieve onderhandelingsresultaat wordt uitgewerkt in individuele overeenkomsten. Individuele wensen en eisen kunnen per contractant worden ingepast.

Fase 4: Contractmanagement

In deze fase, waarin de nieuwe contracten van kracht zijn, vervult Pro Mereor een monitorfunctie. Onderdelen hiervan kunnen zijn: kwaliteitsmetingen, optimalisatie van verbruik, regelmatige toetsing van marktconformiteit.